Jakarta, MNEWS.co.id – Persediaan barang dan bahan merupakan bagian terpenting sebagai roda penggerak dalam sektor bisnis. Terlebih lagi dalam situasi pandemi yang terjadi seperti saat ini. Manajemen bahan baku yang baik sangat diperlukan, tidak hanya untuk menjaga aktivitas operasional saja, namun juga dari segi cash flow dan keuangan.
Pada bulan Ramadan, permintaan akan bahan baku meningkat secara signifikan seiring meningkatnya konsumsi masyarakat. Hal ini membuat jumlah persediaan bahan baku kian menipis, sehingga mengakibatkan kenaikan harga yang cukup tinggi.
Maka dari itu, pengelolaan bahan baku menjadi cara untuk menjaga keberlangsungan usaha di tengah kelangkaan yang sulit ditemui selama bulan Ramadan.
Dikutip dari Moka blog, berikut ini strategi mengelola bahan baku yang baik dalam mengantisipasi lonjakan permintaan di bulan Ramadan.
1. Lakukan stock opname untuk ketahui jumlah bahan baku yang tersedia
Yang pertama Anda harus mengetahui dulu apa saja bahan baku yang sudah dimiliki. Untuk mengetahuinya Anda perlu melakukan stock opname.
Stock opname adalah aktivitas penghitungan persediaan stok barang sebelum dijual. Stok barang ini bisa tersedia di gudang atau pun di toko, tergantung skala dari bisnis Anda.
Kegiatan stock opname sendiri memang membutuhkan waktu yang tidak sedikit, karena proses penghitungan dilakukan secara langsung. Anda harus memeriksa satu per satu stok yang tersedia dan mencatatnya. Penghitungan stok barang selama stock opname harus dilakukan secara cermat dan hati-hati agar tidak terjadi kesalahan.
2. Buatlah rencana belanja bahan baku
Setelah Anda sudah mengetahui apa saja bahan baku yang perlu dibeli. Data-data tersebut bisa Anda gunakan untuk melakukan melakukan stock forecasting, yaitu prediksi terukur untuk mengetahui berapa jumlah bahan baku yang harus dibeli.
Penyusunan rencana belanja ini juga dipengaruhi oleh jenis bisnis yang Anda geluti. Jika Anda menjalani bisnis ritel pakaian, maka belanja bahan baku bisa dilakukan jauh hari. Namun, jika Anda menggeluti bisnis F&B dan ritel groceries, maka belanja bahan baku tidak bisa dilakukan sejak jauh hari untuk menjaga kesegarannya.
Untuk itu, pahami kembali bagaimana pola restock bahan baku di usaha Anda dan siapkan rencana kontijensi untuk menghadapi kemungkinan kehabisan bahan baku lebih cepat dari biasanya.
3. Buat klasifikasi bahan baku
Langkah selanjutnya adalah dengan membuat klasifikasi bahan baku. Tentukan apa saja bahan baku prioritas yang harus selalu tersedia di toko atau gudang Anda.
Anda juga bisa mengelompokkan bahan baku sesuai dengan masa pakainya. Gunakan prinsip first in first out atau pertama masuk pertama keluar untuk memastikan tidak ada bahan baku rusak sebelum bisa digunakan. Prinsip ini juga membantu Anda memastikan tidak ada bahan baku yang menumpuk terbuang sia-sia hanya karena salah pengelolaan.
4. Buat catatan inventaris bahan baku dengan baik
Catatan inventaris adalah hal krusial dalam mengelola bahan baku selama Ramadan. Catatan inventori ini berisi apa saja dan berapa jumlah bahan baku yang tersedia. Catatan inventori ini juga harus selalu di-update dengan tambahan bahan baku yang sudah Anda beli.
Pencatatan inventori ini sebaiknya sudah menggunakan teknologi terkini untuk memastikan keakuratan dan keamanannya. Jika Anda masih mengandalkan buku catatan yang rawan hilang atau hancur, maka kini sudah saatnya untuk memanfaatkan teknologi digital.
5. Efektif dalam melakukan reorder bahan baku
Mungkin banyak yang belum tahu bahwa reorder bahan baku juga membutuhkan strateginya tersendiri. Tujuanya adalah supaya reorder dilakukan di waktu yang tepat dengan jumlah yang pas. Pertama, ketahui berapa bahan baku yang saat ini masih ada. Kemudian, ketahui juga berapa bahan baku yang digunakan untuk menghasilkan satu produk. Setelah itu, ketahui juga berapa banyak bahan baku yang tersisa setiap harinya. Dari data-data ini Anda bisa menyusun prioritas re-order bahan baku.
6. Latih karyawan untuk bijak menggunakan bahan baku
Tak jarang karyawan menyepelekan penggunaan bahan baku. Sebab, masih banyak yang menganggap bahwa mereka tidak turut bertanggung jawab dalam mengelola bahan baku secara efektif dan efisien.
Untuk itu, Anda sebagai pemilik usaha juga sebaiknya memberikan pemahaman kepada semua karyawan tentang bagaimana mengoptimalkan penggunaan bahan baku, sehingga tak cepat habis secara sia-sia.
7. Simpan bahan baku di tempat yang sesuai
Sadarkah Anda bahwa penyimpanan memegang peranan yang tak kalah penting? Setelah bahan baku dibeli dan diklasifikasikan sesuai dengan jenis dan waktu datangnya, Anda wajib menyimpan bahan-bahan tersebut di tempat yang sesuai.
Artinya, jika bahan baku tersebut bersifat organik, maka harus disimpan di dalam lemari pendingin, lengkap dengan label yang menunjukkan tanggal kedatangan dan tanggal kadaluarsanya. Jika bahan baku yang baru Anda beli tidak perlu disimpan di lemari pendingin, maka pastikan semuanya tersimpan di tempat yang sesuai dengan anjurannya.
